L'istanza di mediazione
L'istanza di mediazione – come tutti gli atti del procedimento (art. 3, comma 3)– non richiede forme particolari ma deve indicare:
- l'organismo,
- le parti,
- l'oggetto
- le ragioni della pretesa.
e, ai sensi dell'art. 17 del d.m. n. 180/2010, il valore della controversia.
L'esatta indicazione degli elementi della domanda è funzionale alla produzione degli effetti sulla prescrizione e sulla decadenza.
L'istanza di mediazione, di fatti, produce sulla prescrizione gli effetti della domanda giudiziale e impedisce la decadenza per una sola volta (art. 5, comma 6)
Gli effetti si producono «dal momento della comunicazione alle altre parti». Si tratta, cioè, di atto recettizio.
L'art. 4 del d.lgs. n. 28/2010 affida all'Organismo il compito di comunicare la domanda, il mediatore designato e la data dell'incontro di mediazione.
La comunicazione può essere anche effettuata dall'istante (soprattutto ai fini degli effetti sostanziali).
L'istanza di mediazione non suscettibile di essere trascritta. Al fine della produzione degli effetti prenotativi occorrerà, pertanto, procedere alla trascrizione della domanda giudiziale (art. 5, comma 3).

A chi si propone l'istanza di mediazione?
Il d.lgs. n. 28/2010 non prevede criteri di competenza territoriale, ragion per cui la parte istante è libera (in mancanza di una clausola di mediazione che individui un organismo specifico) di depositare la domanda presso l'organismo che preferisce.
Nel caso di più istanze di mediazione relative al medesimo oggetto mediazione si svolge davanti all'organismo presso il quale e' stata presentata la prima domanda. Per determinare il tempo della domanda si ha riguardo alla data della ricezione della comunicazione (art. 4, comma 1).

Come si aderisce all'istanza di mediazione?
La parte che riceve un'istanza di mediazione può aderire al procedimento presentandosi presso l'organismo di mediazione nel giorno indicato dalla segreteria dello stesso.

Cosa comporta la mancata adesione all'istanza di mediazione?
Ai sensi dell'art. 8, comma 5 del d.lgs. n. 28/2010 dalla mancata partecipazione senza giustificato motivo al procedimento di mediazione il giudice può desumere argomenti di prova nel successivo giudizio ai sensi dell'art. 116, secondo comma, del codice di procedura civile.
Dunque, il giudice potrà fondare il proprio convincimento anche su tale circostanza.
E' comunque possibile addurre un giustificato motivo.

Il mediatore
Per poter svolgere l'attività di mediatore occorre:
- aver conseguito un diploma di laurea triennale o, in alternativa, essere iscritto ad un albo professionale;
- aver seguito presso un ente di formazione iscritto nell'elenco tenuto dal Ministero della giustizia un corso di formazione di 50 ore.
- presentare specifici requisiti di onorabilità.
Il mediatore, pertanto, non è necessariamente un avvocato o un giurista. Tuttavia alcuni organismi di mediazione richiedono ai propri mediatori tali requisiti. Nel senso che il mediatore possa essere soltanto un iscritto all'albo degli avvocati dispone il Regolamento modello del CNF per gli organismi di mediazione di promanazione forense.

Come si svolge in concreto la mediazione?
Il procedimento di mediazione è regolato essenzialmente dal Regolamento adottato dal singolo organismo di mediazione. Devono essere in ogni caso garantite la riservatezza della procedura, l'imparzialità del mediatore, il quale è tenuto a sottoscrivere una dichiarazione di imparzialità prima dell'inizio del procedimento, nonché l'accesso agli atti depositati da ciascuna parte nel corso della procedura.
Il Regolamento assume, dunque, una importanza fondamentale per la concreta configurazione del procedimento. Le opzioni di fondo possono riguardare (art. 7, d.m. n. 180/2010):
- l'esclusione della necessaria partecipazione personale delle parti;
- la previsione della proposta del mediatore anche in assenza della parte invitata che non ha aderito al procedimento o a prescindere dalla domanda congiunta delle parti;
- la nomina di un mediatore diverso da quello che ha condotto la fase facilitativa al solo fine di formulare la proposta;
- il suggerimento per l'assistenza tecnica;
- il controllo del mediatore sulla conformità all'ordine pubblico e alle norme imperative dell'accordo conciliativo raggiunto spontaneamente dalle parti.
Secondo le poche disposizioni dettate dal d.lgs. n. 28/2010 sul punto comunque:
• A seguito del deposito dell'istanza di mediazione presso l'organismo di mediazione, quest'ultimo, entro quindici giorni, designa il mediatore e fissa la data del primo incontro comunicandolo alle parti;
• Non è previsto un termine minimo di comparizione per la parte invitata alla procedura che può aderire al procedimento semplicemente presentandosi nella data fissata.
• Se la parte non si presenta il mediatore ne darà atto a verbale e la procedura di mediazione si concluderà con esito negativo.
• Non è previsto l'obbligo di difesa tecnica.
• Nelle controversie che richiedono specifiche competenze tecniche, possono essere nominati uno o più mediatori ausiliari, ovvero esperti iscritti negli albi dei consulenti presso il Tribunale.
• Il procedimento si conclude con la redazione di un verbale di raggiunta o fallita conciliazione sottoscritto sia delle parti che dal mediatore, il quale certifica altresì l'autografia delle parti ovvero l'impossibilità di sottoscrivere.
Il Consiglio Nazionale Forense ha predisposto un modello di Regolamento per gli Organismi di mediazione costituiti dai Consigli dell'Ordine degli Avvocati che opera talune specifiche scelte. In particolare:
- è prevista l'assistenza tecnica delle parti ogni qualvolta la stessa sia necessaria in giudizio;
- i mediatori possono essere soltanto avvocati iscritti all'albo;
- non è consentito lo svolgimento del procedimento nel caso di mancata adesione della controparte;
- la proposta può essere formulata soltanto in caso di richiesta congiunta delle parti e purchè il mediatore disponga di elementi necessari.

Che cos'è la proposta?
Essa consiste nella soluzione di conciliazione della lite proposta dal mediatore alle parti (art. 11, comma1).
Può essere formulata dal mediatore su richiesta concorde delle parti nonché nelle ulteriori ipotesi contemplate dai regolamenti adottati dai singoli organismi. Salvo diverso accordo delle parti, non conterrà alcun riferimento alle dichiarazioni rese o alle informazioni acquisite nel corso del procedimento (art. 11, comma 2).
Una volta formulata la proposta di conciliazione è comunicata alle parti per iscritto, le quali hanno l'onere di far pervenire al mediatore, per iscritto ed entro sette giorni, l'accettazione o il rifiuto. In mancanza di risposta nel termine, la proposta si ha per rifiutata.
Ai sensi dell'art. 13 la mancata accettazione della proposta ha delle conseguenze sulle spese del successivo giudizio. Difatti se il provvedimento che definisce il giudizio:
a) corrisponde interamente al contenuto della proposta , il giudice escluderà la ripetizione delle spese sostenute dalla parte vincitrice che ha rifiutato la proposta, riferibili al periodo successivo alla formulazione della stessa, e la condannerà al rimborso delle spese sostenute dalla parte soccombente relative allo stesso periodo, ivi compresi i compensi dovuti al mediatore e all'esperto eventualmente nominato, nonché al versamento all'entrata del bilancio dello Stato di un'ulteriore somma di importo corrispondente al contributo unificato dovuto. Resta ferma l'applicabilità degli artt. 92 (condanna alle spese per singoli atti e compensazione) e 96 (responsabilità aggravata) del codice di procedura civile.
b) non corrisponde interamente al contenuto della proposta , il giudice, se ricorrono gravi ed eccezionali ragioni, può nondimeno escludere la ripetizione delle spese sostenute dalla parte vincitrice per l'indennità' corrisposta al mediatore e per il compenso dovuto all'esperto eventualmente nominato.
Richiesta al Ministero della Giustizia di chiarimenti su circolari in materia di iscrizione e controllo Organismi di mediazione e su enti formatori (21 aprile 2011).

Quanto dura la mediazione?
Il d.lgs. n. 28/2010 indica in quattro mesi la durata massima del procedimento. Un termine più breve una proroga dello stesso possono essere rispettivamente previsti dal regolamento dei singoli organismi o concordati tra le parti.